在庫管理システムとは?導入するメリットとデメリットや種類をご紹介 

 2021年02月05日

在庫管理システムとは?導入するメリットとデメリットや種類をご紹介 

在庫管理とは、状況に合わせて商品(製品)の在庫品の数量を適切になるように管理することを指し、企業にとって重要な要素の一つです。在庫管理をすることによって、実店舗やECサイト・ネットショップなどにおける店舗や倉庫での商品(製品)の在庫切れが起こるリスクや、逆に大量の在庫を抱えてしまうことによる多額の出費を防ぐことができます。適切な在庫管理を行わないと機会損失がうまれる恐れや、逆に無駄なコストや時間を費やすことになってしまうので、自社に合った適切な在庫管理を行うことが重要になります。

① 在庫管理とは?


在庫管理とは、状況に合わせて商品(製品)の在庫品の数量を適切になるように管理することを指し、企業にとって重要な要素の一つです。在庫管理をすることによって、実店舗やECサイト・ネットショップなどにおける店舗や倉庫での商品(製品)の在庫切れが起こるリスクや、逆に大量の在庫を抱えてしまうことによる多額の出費を防ぐことができます。適切な在庫管理を行わないと機会損失がうまれる恐れや、逆に無駄なコストや時間を費やすことになってしまうので、自社に合った適切な在庫管理を行うことが重要になります。

 

② 在庫管理システムの種類。


在庫管理システムにはオンプレミス型とクラウド型があります。それぞれの特徴についてご紹介します。

2.1. オンプレミス型の在庫管理システム

自社内にサーバーを導入して在庫管理システムを利用する方式です。オンプレミス型の場合、自社内にシステム構築の際に必要となるサーバーやデータベースを持ち、設定および運用を自社でおこなうことになります。そのため、データ管理などを進めていく中で情報漏洩などのリスクが低いという利点があります。ただし、サーバーの部品調達および構築などは高額な初期費用を発生するということは忘れないようにしましょう。また、運用管理も自社内でおこなう必要があるので、知識やノウハウ、スキルが必要となります。

 

2.2. クラウド型の在庫管理システム

クラウド型のシステムは、Webブラウザを介してクラウド上に格納されたデータベースなどを利用する方式です。クラウド型の在庫管理システムを利用するメリットは、「どこからでもシステムにアクセスしやすい」という点になります。例えば、複数の拠点における在庫管理をおこなっている場合、在庫管理システムの利用端末とインターネット環境さえあればどこの拠点にいても管理が可能です。

しかし、インターネットを通して外部のサービスを使うことになるので、セキュリティ対策はより慎重におこなっていく必要があります。

オンプレミス型とクラウド型の比較についてはオンプレミスとクラウドのメリットを比較!自社に合うのはどっち?」をご覧ください。

関連記事:システム開発とは?業務内容~効果的な進め方まで徹底解説


③ 在庫管理システムを導入するメリットって?


在庫の管理はモノを扱う企業にとっては欠かせない業務です。在庫管理を徹底することには5つのメリットがあります。

3.1. 無駄の削減

徹底した在庫管理を行う最大のメリットとして、無駄の削減が挙げられます。適切な在庫数量の把握と管理を行うことで、余剰在庫や保管スペースの削減なり、最終的に無駄なコストの発生を抑えることができます。

さらに、業務を標準化し、社内で「なにが・どこに・どれくらいあるのか」が明確になると、作業にかかる手間や時間、人件費等の削減にもつながります。

3.2. 安定した品質維持

在庫管理を徹底を図ると、複数回にわたる検品や、保管など、各商品の状態をチェックできる機会が増えます。

また、在庫管理を行う際、余剰在庫やロスの発生を最低限に抑えるために、適切在庫や在庫回転率などの算出は効果的な手段になります。

これらが徹底されることで、商品全体の安定した品質を維持することにつながります。

3.3. キャッシュフローの改善

目に見えるものではありませんが、会社にとって大きな影響を与えるのがキャッシュフローです。適正在庫を維持することは、利益増大に繋がりやすくなります。在庫は、会社の「資産」という扱いです。在庫を余分に持つメリットもありますが、一方で限りある会社の資産を「在庫」で固定化することによって流動資産(現金)が減ってしまい、会社の資金繰りを圧迫してしまうというデメリットもあります。会社が倒産する理由は負債が膨らむからではなく、現金が底を尽いて「月々の経費」を賄えなくなってしまうからです。

そのため、会社の経営を安定させ、事業に投資できる会社を目指すには、キャッシュフローを増加させる「=流動資産の割合を大きくする」ことが最重要事項だといっても過言ではありません。過剰な在庫を減らすことは、社内ですぐに取り組めるキャッシュフロー改善の手段なのです。

3.4. 手間・時間の削減

在庫の適正な数を把握してきちんと管理すれば、整理にかける時間を大幅に削減できます。過剰な在庫があると保管スペースが圧迫され、入庫やピッキングの作業だけでも時間を要します。棚卸作業に過剰分の時間が上乗せされ、管理コストが増加してしまうのです。

在庫の適正化を進めるメリットは、発注で過剰な在庫を抱える心配がなくなること、本当に欲しい商品がストックされておらず追加注文を行うといった二度手間が発生しなくなることです。在庫整理の時間を必要最小限にとどめることで不要な作業が減り、浮いた時間を別の業務に当てられます。在庫の管理が、ひいては従業員の生産性を高めることに繋がるのです。

3.5. 人件費の節約

経費の中でも大きな割合を占める人件費は、会社の利益を大きく左右する要素です。在庫管理は、人件費を抑えることにも繋がります。入庫・出庫・棚卸など、在庫管理は「運搬」と「数える」作業が中心です。しかし、運搬と数える作業は必須ですが、付加価値が生まれない仕事でもあります。在庫が過剰になるほど作業がどんどん増えていって時間を圧迫し、限られた人数だと残業なしには回らなくなるかもしれません。

25%割増される残業代で人件費が余計にかさみますし、「作業が終わらない」という後ろ向きの理由による残業は、従業員のQOW「Quality of Work:仕事の質」を下げて離職率を高める可能性もあります。在庫管理を徹底すると付加価値を生まない作業が最小限に抑えられ、余分な人件費をかけずに済みます。

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④ 在庫管理システムを導入するデメリットって?


このように、数々のメリットがある在庫管理システムには一考の余地があります。しかし、「在庫の悩みを一気に解決してくれる」万能なツールというわけではなく、導入することでデメリットが生じるケースもあります。

 

4.1. システムに慣れるまで時間・労力がかかる

在庫管理システムを最初から使いこなせる人はいません。業務フローを再構築し、従業員に使い方を周知しなければならず、在庫管理システムに慣れてもらうためには時間も労力もかかります。慣れない作業を嫌がる声も上がるでしょう。その際は、業務効率化に繋がる点について納得してもらい、受け入れてもらう必要があります。

また、導入後に現場から上がってくる問い合わせを集約する窓口も必要です。導入・運用を担うシステム部門に質問が集中する可能性もあるため、各部署の負担を理解し、フォローアップを進めていくことも大切です。

 

4.2. システム障害で業務が滞る

在庫管理システムを導入した場合、入庫・ピッキング・移動・出庫など日々の取引を担う重要な役割は、人とシステムが協力して担うことになります。しかし、もしシステム障害・停電や従業員の設定ミスといったアクシデントでシステムが利用できなくなってしまうと、業務が滞ってしまう可能性があります。復旧が遅れると得意先・仕入先の信用にも関わり、卸売業にとっては大きな損失になるでしょう。

日々の運用管理も大切ですが、システム障害を信用問題に発展させないような対策を講じておくことも必要です。

・初期設定を慎重に行い、システムが正常に動くようにしておく。

・システムの利用方法の周知を徹底する。

・定期的にバックアップを取得しておく。

上記3点を意識し、トラブルが起きた場合でもすぐ復旧ができるような体制を整えておくことが大切です。

 

⑤ 在庫管理業務とは?

在庫管理における具体的な業務内容として、「入庫」「出庫」「棚卸」が挙げられます。それぞれ解説します。


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※ 入庫

入庫作業では、以下の4つの業務が発生します。

※ 荷受

自社で保管する商品(在庫)を受け取り、伝票との照らし合わせや、指定場所への配置を行います。

※ 検品

商品の数量や、入荷直後の商品状態の確認を行います。

※ 保管

検品後、各在庫を指定の場所へ移動させ、保管します。その際、商品の特性や出荷頻度に合わせた社内ルールを設け、「誰が見てもどこにわかる」状態をつくることで、受注後のピッキング時にかかる時間の短縮につながります。

また、「先出し先入れ」を意識した保管を心がけることで、在庫全体の品質維持を見込むこともできます。

※ データ管理

荷受、検品、保管のすべての作業の完了後、入荷日や商品情報などのデータ管理を行います。手動で行う場合は、入力ミスの発生を防ぐよう心がけましょう。

※ 出庫

出庫業務において、以下の4つが挙げられます。

※ ピッキング

受注後、保管場所から、該当商品を必要な数量で確保します。

※ 検品

ピッキング後の検品では、注文内容と合致しているかに加え、出荷直前の商品の品質状態のチェックを行います。

検品作業を怠ってしまうと、不良品を発送してしまう恐れもあるため、入念に行いましょう。

※ 梱包

検品後、商品の発送に向けて、梱包を行います。お客様の手元に届けるため、乱雑にならないよう、丁寧に行うことが必要となります。

※ データ管理

受注後に発生する、ピッキング、検品、梱包の作業で発生したデータ管理を行います。発送の完了や、在庫の引当など、大きなミスやズレにつながり兼ねないので、細心の注意を払って行いましょう。

※ 棚卸

棚卸では、在庫の実物(モノ)とデータが合致しているか、つまり「情物一致」の確認を行います。

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⑥ 在庫管理を成功させるためには?

在庫管理を成功させるための手段をご紹介します。



6.1. 社内ルールの設定

繰り返してきましたが、在庫管理に関する社内ルールの設定、且つ浸透は、売上や顧客に提供するサービスの質の向上につながります。

6.2. エクセルを用いる

在庫管理に関するデータ管理を行う際の、一般的な手法として、エクセルが挙げられます。ただし、手動による作業になってしまうので、入力ミスや漏れのないように注意する必要があります。

6.3. バーコードの導入

在庫管理の徹底を目指すためのおすすめの手法として、バーコード管理が挙げられます。バーコードをかざすだけで、より多くの情報量を取得することができ、作業工数やかかる時間などを大幅に削減することができます。

6.4. 在庫管理システムの導入

在庫管理システムを導入することで、「業務の自動化」「データの一元管理」を実現することができます。とくに、後者に関して、エクセルを用いた際に発生してしまう、入力ミスや漏れを防ぐことができます。

多数ある在庫管理システムのなかでもおすすめなのが、クラウド型です。おすすめの理由として、以下が挙げられます。

・ネット環境があればどこからでも操作可能

・複数人での管理が可能

・導入費用、月額費用ともに低価格

・導入までがスピィーディー

・月単位からの短期間での契約が可能

・導入前に、無料お試しで体験できる


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⑦ 自社に最適な在庫管理システムの選び方。


 

多くの種類がある在庫管理システムは、どのように選べばよいのでしょうか。最後に、最適なシステムの選び方についてご紹介します。

自社に最適な在庫管理システムの選び方、多くの種類がある在庫管理システムは、どのように選べばよいのでしょうか。最後に、最適なシステムの選び方についてご紹介します。

7.1. サポート体制にも目を向ける。

在庫管理システムの運用を進めると、トラブルに見舞われることもあります。自社で解決が難しい場合、販売元がどのようなサポートを提供してくれるのかに目を向けてみましょう。システム管理に明るいスタッフがいない場合はサポートに頼る機会が増えるため、サポート体制は特に重視しておきたいポイントです。

一口にサポートといっても、メール・電話による問い合わせ対応、納品後フォローやアドバイスなど、販売元によって多種多様です。クラウド型の在庫管理システムであれば導入テストができるところも多いため、実際にサポートを受けてみることで、自社にぴったりの在庫管理システムを選びましょう。

7.2. まずは自社を知ることが第一

最適な在庫管理システムとは、他でもない「自社の目的」と「ビジネスモデル」に最適化したものです。既存フローを維持したい、生産性を高めたいなど、目的が違えばシステムに求める機能も異なります。まずは「在庫管理システムを導入する目的」を整理しましょう。

また、ビジネスモデルの違いによって、在庫の数、種類、コストの度合いが大きく異なります。重視したい機能は何かを洗い出したり、テスト導入で使用感を確かめてみたりして、本当に必要なシステムかどうかをじっくり検討しましょう。多くの在庫管理システムが世に出ていますし、本当に必要であればゼロから開発することもできます。「大手がリリースしていて安心できそうだから」、「導入事例が多いから」という判断軸があってもよいですが、一番大切なのは、自社の丈に合ったシステムを選ぶことです。

以上、ここまで在庫管理システムについてについて説明してきました。在庫管理の重要性や難しさ、在庫管理システムの利便性をご理解いただけたかと思います。在庫管理システム導入を考える際には、単体のシステムとして導入するのか、ERPなどのシステムと連携して導入するのか、それからクラウド型にするかオンプレミス型にするかも選ぶポイントとなります。そういったポイントを踏まえて、自社にあったシステムを検討・構築していきましょう。

⑧ まとめ。


このように卸売・小売・製造業のどの企業においても、在庫管理を怠ってしまうとコストが無駄にかかってしまったり機会損失に直接つながってきてしまうため、必要不可欠なものになります。商品・製品が多くなったり従業員規模が大きくなったりと、企業規模が大きくなるにつれてより正確性のある在庫管理が必須となってくるため、Excelのみでの在庫管理には限界がきてしまい、各企業に合わせた在庫管理ソフト・在庫管理システムを導入することが重要です。

自社に合わせた在庫管理ソフト・在庫管理システムを導入することによって、コスト削減や作業時間の短縮、業務効率化につながり、生産性が向上しますので、妥協することなく慎重に在庫管理ソフト・在庫管理システムを選びましょう。

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