文書作成は、学生や社会人など多くの人が必要とされるスキルです。
専攻する分野、働く業種や職種を問わずに求められますよね。
しかし、何を書けばいいか分からずに苦手意識を持つ人が多いと思います。
そこで、この記事では、文書作成において重要なポイントやコツをご紹介します。
この記事の目次
文章を書く上での重要なポイントとは？
文章を書く際には、正確さと正しい文章作成方法を知っていることが重要です。
しかしながら、多くの人々がこれらのスキルに欠けているため、悩んでいるかもしれません。
そこで、文書を書く上での重要なポイントと、文章作成に自信を持つための3つの準備方法を紹介していきますね。
まず、文書を書く上で大切なのは正確さです。
正確さを高めるためには、情報収集や正しい知識を身につけることが必要です。
また、正しい文書作成方法を学ぶことも重要です。
これらの準備をすることで、スムーズな文書作成ができるようになります。
次に、文章作成に自信を持つためには、誰にでもできる必要事項があります。
それはずばり、「準備」をすることです。
次の項では、文書作成に必要な準備について解説していきますね。
文章作成で苦戦する原因は準備不足！まずは準備をしよう
多くの人が文章作成に苦戦するのは、準備不足が原因とされています。
ただ書き始めるのではなく、少し準備してから取り掛かりましょう。
具体的には、以下のような実践方法が効果的です。
まずは、テーマや目的を明確にしましょう。
何を書こうとしているのかを明確にしておくことで、焦りや混乱を避けることができます。
次に、情報収集を行いましょう。
調べた内容や感じたことを整理して、関連するキーワードやフレーズをメモしておくと、文章をまとめやすくなります。
さらに、アウトラインを作成しましょう。
大まかな構成を作っておくことで、文章の流れをイメージしやすくなります。
アイデアを並べて、順番に整理していくと良いですよ。
そして、いよいよ文章作成です。
なるべくむちゃくちゃな文章を防ぐため、最初はシンプルに書きましょう。
必要最低限の情報を盛り込んで、後から修正や追加することもできます。
最初に書いた文章から、適切なフレーズや言葉を選んで、さらに充実させていくことが重要です。
文章を書くのが苦手な人は、このような方法で作業することで、洗練された文章を簡単に作成することができますよ。
慣れないうちは時間がかかるかもしれませんが、徐々にスピードアップできるようになります。
何度か試して手応えを感じたら、ぜひ普段から実践してみてください。
限られた時間でもスラスラと書ける文章作成のコツとは？
文章を書く際に考えるべき主な点として、
- 誰に向けて書くのか？
- 読み手が抱える問題は何か？
- 文章の構成をどうするか？
の3つが挙げられます。
最初に誰に向けて書くかを明確にし、読み手が抱える問題点を想定しつつ、流れを決めて文章を書いていきましょう。
「誰に向けて書くのか？」を考える
文章を書く際に最初に考えるべき点は、誰のために文章を書くのかということです。
具体的に、この文章を読むのは誰なのか、情報の提供には誰にとって価値があるのかを明確にする必要があります。
誰に向けて書くかが明確だったら、それに合わせた文体や内容を選ぶことができます。
例えば、「○○○の使い方」を解説する場合、○○を苦手な人に向けて解説するのと、見ず知らずの人に向けて説明するのとでは、読み手の受け止め方も大幅に変わってきます。
まずは、誰のための文章なのかを考え、そこから文章を書き始めましょう。
読み手が抱える問題を理解する
次に、文章を書く相手が抱える問題点を考えいきます。
読み手が何に困っているのか、どのような課題を抱えているのか、何を求めているのかということを明確にすることで、文章に説得力が生まれます。
逆に、読み手の抱える問題点を無視して自分の書きたいことをただ好き放題書いても、読み手には伝わりません。
読み手の抱えている欲求や疑問や問題を的確に想定し、テーマを決めて文章を書くことが大事です。
文章の構成を考えて書いていく
最後に、文章の流れを考えていきます。
読み手が抱える欲望や悩みなどを満たすために、どのような流れで文章を展開していくのかを考えることも必要です。
一般的には、主張、理由、具体例、結論といったPREP法を元にした流れになることが多いですが、ブログなどの場合は最初に結論を述べた後に、その理由をしっかり伝えながら最後に結論をまとめるという構成が理想です。
最初に見出しを先に作って書いていく流れを決めることで、まとまりのあるコンテンツが作成できます。
文章で書くことがあっても書けない！その原因と対策
仕事や勉強、趣味など、書くべきことがあってもなかなか手がつかずにいる経験は誰しもあるでしょう。
その原因は、実は「書きたくない」という感情によるものかもしれません。
このような時には、どうすればいいのでしょうか？
まず、書きたくない気持ちが起きた時に、テレビやツイッター、飲み会などに逃げるのはおすすめしません。
それよりも、「いいからやれ」と自分に何度もつぶやいて、書きたくなくてもまずは5分だけパソコンに向きあってみましょう。
心理的には、いきなり長時間書くとプレッシャーを感じて書けなくなることがありますが、短時間であれば気持ちの壁を越えることができることがあります。
とにかく少しでも書き始めることが大事です。
書き始めないことには、何もスタートしませんからね。
また、場合によってはネットを切断して集中することも有効です。
特にSNSやメール、ネットニュースなどは見ているだけで時間が過ぎていくため、意識的に切り離すことで集中力を高めることができます。
あらかじめ、自分に書くことを起こす理由を明確にしておくことも効果的です。
たとえば、仕事の場合には上司からの指示や報酬、プレゼンテーションなどが考えられます。
一方、趣味の場合には、自己満足や他人へのシェアなどが目的になります。
書きたくない気持ちに負けないためには、まずは自分に正直に向き合い、自分自身が受け入れられるスタイルで書くことを続けることが大事です。
少しずつでも書く量を増やし、自分の得意分野や興味関心にあったジャンルなどから挑戦していくことで、書くことが楽しくなり、精神的にも成長することができるようになります。
文章を書くのが苦手な人へのアイデア！
文章を書くことは、誰でも一度くらいは辛く苦しいと感じたことがあるのではないでしょうか？
特に、ブログやSNSなどの情報発信を行う場合は、毎日のように新しい記事をアップする必要がありますが、なかなか筆が進まないときもあると思います。
そこで文章を書くことが苦手な方、書こうとしているけどなかなか筆が進まない方に向けたアイディアをご紹介します。
素材集めから文章作成へ
文章を書くのが苦手な人にとって、文章をゼロから書くことはとても苦痛なものです。
どうしても書き出すことがハードルになっちゃいますよね。
そのため、まずはテーマに関連する素材を集めることをおすすめします。
言うまでもありませんが、文章を書くためには「材料」が必要です。
その材料をそろえるために、素材集めをしていくのです。
具体的には、関連する本や記事、インタビューのテキスト、自分のメモやブログ記事の下書きなどが挙げられます。
これらの素材を一つの場所に集めることで、自分が持つ知識や情報を整理し、アイデアを思いつきやすくなります。
次に、集めた素材を整理し、関連性のあるもの同士をグループにして配置していきます。
この段階で、主張やテーマを決めておくと、効率的に構成を考えることができます。
そして、必要に応じて素材を削除したり、新たな要素を追加したりしながら、自分なりの形に加工していきます。
集めた素材をこねくり回して加工していくことで、自然な流れで文章が作成できていくというわけです。
音声入力を利用する
また、音声入力を利用することも有効な方法です。
例えば、テープおこしを使って音声を文字に落とし込むと、文末や文頭、漢字の打ち方に対して苦手意識がある人でも、スムーズに書き上げることができます。
音声入力の機能を使えば、話すことで文章ができあがるので、脳内で考えずに文章を作成することができます。
また、自分の声で話し言葉を書き起こすため、自然な表現が出来上がりやすいです。
このように、文章を書くのが苦手な人は、自分に合った書き方や方法を探すことが大切です。
素材集めや音声入力を活用して、ストレスなく文章作成を楽しんでみることをおすすめします。
少しずつ文章作成に慣れていくことで、最終的には自分で考えて文章を作成することもできるようになります。
がんばっていきましょう。
中山に相談
投資や副業など、お金を稼ぐことに関してお悩みのことはありませんか？
など、些細なことでも構いませんので、聞きたいことや相談したいことがある方はお気軽にご相談くださいね。
